Tietosuojaseloste

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste


HC TPS Turku Oy

Päivitetty: 26.8.2022

1. Rekisterinpitäjä

HC TPS Oy (2077674-6)
Artukaistentie 8, 20210 TURKU
Keskus: +358 29 323 1922 (palveluaika ma-pe klo 9–15)
Sähköpostiosoite: tps@tps.fi
(jäljempänä ”me” tai ”HC TPS Turku”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Viljami Haavisto
viljami.haavisto@tps.fi
+358 40 630 7479

3. Rekisterin nimi

HC TPS Turku Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen;
    • Esim. verkkosivuston personointi ja jatkokehitys selaustietojen perusteella asiakaskokemuksen parantamiseksi taikka pääsyn hallitseminen verkkopalvelun eri osiin ja ladattaviin materiaaleihin
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen;
  • asiakassuhteemme hoitaminen;
  • tapahtumien järjestäminen;
  • asiakkaan tai muun rekisteröidyn käyttäytymisen analysointi ja profilointi;
  • suoramarkkinointi ja/tai sähköinen suoramarkkinointi; ja
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Rekisteriin tallennettavien henkilöiden (rekisteröity) tiedot koostuvat HC TPS Turun asiakkaista, verkkosivuilla vierailijoista, uutiskirjeen tilaajista sekä muilla tavoin tietonsa HC TPS Turulle luovuttaneista henkilöistä.

Käytämme automaattista päätöksentekoa (ml. profilointi) tunnistamaan henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä, ikää ja kulutustottumuksia. Käytämme näitä tietoja esim. markkinoinnin kohdentamisessa ja palveluidemme kehittämisessä.

Henkilötietojen käsittelyn perusteina ovat oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, sopimuksen täytäntöönpaneminen ja/tai suostumus.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten etu- ja sukunimi*, syntymäaika;
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero;
  • rekisteröidyn tiedot verkkopalvelun käytöstä kuten verkkosivuvierailut, tuotteet ja palvelut, joista rekisteröity on kiinnostunut;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden (rekisteröity) nimet, tittelit sekä yhteystiedot;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset;
  • tapahtumien osallistujatiedot ja mahdolliset tapahtumaan liittyvät tiedot kuten erityisruokavaliot;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, puhelutallenteet, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot;
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot kuten tiedot, jotka rekisteröity on itse täyttänyt verkkosivuilla oleviin lomakkeisiin sisältäen esimerkiksi nimen, sähköpostiosoitteen, yritystä identifioivia tietoja tai muita tarkentavia ja oleellisia lisätietoja.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ja suoramarkkinointiin liittyvän palvelun ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Siirrämme henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin ja/tai kuuluu Privacy Shield -suojajärjestelmän piiriin.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle